Il budget del matrimonio: scopri come ottimizzarlo con timeline

| Maria | ,

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Ti svelo come puoi ottimizzare budget del matrimonio con l’aiuto della timeline

Scommetto che ti sembrerà strano, ma leggendo queste righe scoprirai che seguendo semplici regole, frutto della mia personale esperienza, potrai ottimizzare il budget del matrimonio grazie alla accurata gestione della timeline. Non vuole essere una regola di vita ma un semplice punto di vista personale, che ti permetterà di realizzare il matrimonio che desideri. Sai perché? Qui entra in campo la consapevolezza che ti guiderà nelle scelte.

La gestione del budget del matrimonio e della timeline sono i due elementi cruciali da cui parto per poter pianificare e disegnare un matrimonio coerente con le aspettative degli sposi. Spesso la gestione della timeline, o famosa pianificazione della giornata, viene presa in considerazione quasi come un contorno, una sorta di programma del giorno nata per dare un’indicazione ai fornitori su quando e dove debbano arrivare. Nel mio caso, la visione con cui mi approccio all’organizzazione è un connubio tra Dream investment – gestione del budget del matrimonio e Dream Time – gestione della timeline.

Entrambi sono fondamentali per poter ottimizzare l’investimento del matrimonio e ottenere le migliori soluzioni. Ora ti spiego perché. 

Un momento magico

Quando si parte con l’organizzazione solitamente si definisce il budget del matrimonio, si iniziano a scegliere i fornitori come location e catering e successivamente si cerca di realizzare tutte le altre idee con la somma destinata al matrimonio, senza tenere in considerazione un aspetto importante, il tempo. Questo succede semplicemente perché  il coinvolgimento emotivo ci fa concentrare soltanto sul momento bello e sulla voglia che sia infinito perchè sarà l’unico nella vita. Emotivamente ti capisco perfettamente. Professionalmente devo farti riflettere un po’.

Tutti noi vorremmo far durare il più lungo possibile un momento che ci piace e ci fa stare bene. Ma questo meraviglioso desiderio della coppia ha anche un aspetto “esteriore”. Ora provo a portarti con i piedi per terra e farti vedere da fuori questo tuo desiderio. Un momento magico come quello del matrimonio per essere realizzato ha bisogno di molte persone che lavorano molte ore prima e dopo del tempo che tu vivrai. Sicuramente amano molto quello che fanno ma è sempre il loro lavoro, come quello che fai tu ogni giorno per vivere.

Tempi giusti

Non essendo il tuo lavoro, provo a darti un po’ di dati per farti capire la quantità di tempo che ci vuole per realizzare quello che tu e tuoi ospiti vivrete nella giornata. Se il tuo matrimonio dura 8 ore, ci vogliono dal doppio al triplo delle ore per allestire e disallestire il tutto. Credimi, è una stima al ribasso per darti una misura di tempo.

Gli appunti della timeline del matrimonio sono fondamentali per la buona riuscita
Un’attimo prima

Inoltre questo tempo va moltiplicato per tutte le persone che servono per realizzare l’evento. Ovviamente non parlo della preparazione precedente, ma soltanto dell’allestimento della giornata.

Il famoso detto il tempo è denaro è assolutamente azzeccato per questa occasione. Più tempo dura la festa, proporzionalmente, più budget devi avere. Ma non solo. L’obiettivo di una buona organizzazione di un matrimonio è far stare bene le persone.

Secondo te, dopo 8 ore di tempo, che spesso sono almeno 10/11 ore con la preparazione e gli spostamenti, una persona per quanto sia stata bene, come si sentirà alla fine della giornata? Te lo dico io, sfinita e non credo sia questo il tuo obiettivo. Per questo ti suggerisco cambiare il focus: dalla durata al benessere delle persone.

Less is more è tanto di moda, in questo caso è perfetto. Meno ma più intenso.

Come ottimizzare il budget del matrimonio

Questi sono alcuni consigli che mi sento di darti per ottimizzare il budget del tuo matrimonio. 

1, Calcola correttamente i tempi della cerimonia, degli auguri e degli spostamenti, arrotondando in eccesso

2, Pensa ai momenti della giornata con obiettività

Cosa faranno gli invitati quando raggiungeranno la location? Pensa a cosa faresti se venissero a casa tua e agisci di conseguenza. Gli offri da bere?  Li fai accomodare? Li metti a loro agio?

3, Le ore del matrimonio sono lunghe, anche se fossero solo 8. Prova a pensare come sarebbe la tua giornata lavorativa se non avessi niente da fare e avessi solo il cibo a disposizione. Forse passeresti il tempo mangiando annoiata? Pensa ad un’alternativa al cibo come intrattenimento.

4, La cena o il pranzo devono essere brevi. Scegli al massimo 3 o 4 portate. Dopo 1,5/2 ore di aperitivo non farli stare altre 3 ore seduti; questo ti permette anche di ottimizzare i costi. Non andranno a casa con la fame, tranquilla!

5, Evita assolutamente il doppio servizio. È un costo eccessivo e le persone difficilmente possono gradire tranne qualche raro caso.

6, Il dopo cena dovrebbe essere un momento rilassante e non una seconda tappa della maratona, perciò fai arrivare gli amici con i tempi giusti

Se hai gestito bene tutte le tappe della giornata, sei arrivata al taglio torta in orario e tutti sono sereni (fornitori inclusi) e se hai altri invitati previsti per questo momento, staranno per arrivare e scoprire il magico scenario che hai pensato per questo momento.

Il taglio della torta è sempre un momento magico e molto atteso. Per questo ha bisogno di tempi giusti
Il taglio della torta è sempre un momento molto atteso

Scenari da evitare

In caso contrario lo scenario sarà decisamente diverso e quelli che ne risentiranno di più saranno proprio i tuoi invitati. Quando si sbagliano le tempistiche, tutti fornitori cercando di fare del proprio meglio per salvare la giornata ma il rischio che i tuoi invitati ricevano un servizio eccessivamente lungo e/o eccessivamente stringato è alto. Non parliamo poi del taglio della torta. Se c’è ritardo sulla tabella gli invitati che vi raggiungono per questo momento dolce e magico staranno in piedi ad attendere mentre voi state ancora finendo di cenare. Non proprio una bella sensazione. 

Rischieranno di vedere un momento decisamente meno magico di quello che avresti pensato per loro. Probabilmente vedranno correre tutti fornitori per allestire ciò che avrebbero dovuto scoprire nel momento del loro arrivo e quindi svanirà un po’ di magia. Oltre a questo, andare fuori dagli orari prestabiliti può tradursi in spese non previste come supplementi per l’uso della location e quello dei servizi, un po’ come succederebbe se tu lavorassi di più, sarebbe giusto ricevere un compenso per le ore in più. Abbiamo parlato proprio ieri con Burly’s, durante la diretta, di quanto la corretta Timeline possa essere un ottimo alleato per gestire bene il budget del matrimonio. Se te la sei persa ti lascio link per rivederla.

Il momento dei regali

Visto che mi piace darti soluzioni, oltre ai servizi che potrai scoprire e che sarebbero davvero utili per ottenere il risultato sperato senza sforare il budget del matrimonio, ho pensato di regalarti la mia speciale Timeline, quella che garantisce di tenere a mente gli step importanti e promemoria di cosa fare! Ti basterà andare nella sezione guide e scaricarla. Ecco il link per fare prima. Ti ricordo che le consulenze organizzative sono in promozione fino al 31 ottobre e se stai pensando al tuo matrimonio, è il momento giusto per prenderle al volo. Ne parlavo in questo articolo qualche giorno fa.

Confido che troverai tanti spunti da mettere in pratica nelle prossime settimane. Ti ricordo che ci vediamo qui esattamente tra due venerdì.

Wedding Planner • Maria Mayer • firma

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